Reisespesen in der Schweiz: Erstattung und Besteuerung
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmenden alle notwendigen Auslagen zu erstatten, die im Rahmen der Berufstaetigkeit entstehen (Art. 327a OR). Reisespesen gehoeren dazu. Wie die Erstattung abgewickelt und besteuert wird, haengt von der vereinbarten Regelung ab.
Was wird erstattet?
Erstattet werden muessen alle nachgewiesenen, notwendigen Reisekosten fuer beruflich bedingte Reisetaetigkeiten: Transportkosten (Bahn, Flug, Auto nach offizieller Kilometerpauschale), Uebernachtungskosten und Verpflegung bei Dienstreisen ausserhalb des normalen Arbeitsortes. Nicht erstattet werden Pendelwege zwischen Wohnort und Arbeitsort — diese sind Privataufwand.
Spesenregelung und Pauschalspesen
Viele Unternehmen haben eine interne Spesenregelung oder zahlen Pauschalspesen. Pauschalspesen sind durch die ESTV (Muster-Spesenreglement) geregelt und muessen durch die Steuerverwaltung genehmigt werden, um steuerfrei zu sein. Tagespauschalspesen betragen typischerweise 20–50 CHF, je nach Art der Taetigkeit.
Besteuerung von Spesen
Effektive Spesen (belegter Aufwand) sind steuerfrei. Pauschalspesen sind steuerfrei, wenn das Spesenreglement durch die kantonale Steuerverwaltung genehmigt ist. Nicht belegte Spesenerstattungen ohne genehmigtes Reglement koennen als Lohnbestandteil besteuert werden. Auf dem jaehrlichen Lohnausweis werden Spesen separat ausgewiesen.
Haeufige Fragen
Muss ich Spesenbelege immer einreichen?
Bei effektiver Spesenerstattung ja — der Arbeitgeber benoetigt die Belege fuer seine Buchhaltung und als Nachweis gegenueber den Steuerverwaltungen. Bei Pauschalspesen entfaellt die Belegpflicht fuer die abgedeckten Betraege.
Was ist die Kilometerpauschale fuer das Auto in der Schweiz?
Die ESTV empfiehlt 70 Rappen pro km (CHF 0.70/km) als steuerlich anerkannte Kilometerpauschale fuer berufliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug. Einige Unternehmen zahlen hoehere Pauschalbetraege, die dann je nach Regelung teilweise steuerpflichtig sein koennen.
Kann ich berufliche Reisekosten in der Steuererklarung abziehen?
Ja, soweit sie nicht vom Arbeitgeber erstattet wurden. Notwendige Berufsauslagen koennen in der Steuererklarung geltend gemacht werden. Der Nachweis erfolgt durch Belege oder eine Bestaetigung des Arbeitgebers.