Frais professionnels

Remboursement par l'employeur

Le Code des obligations (CO 327a) oblige l'employeur à rembourser toutes les dépenses nécessaires à l'exécution du travail. Deux méthodes coexistent :

• Remboursement des frais effectifs : le salarié présente ses justificatifs (notes de frais, tickets) et est remboursé sur la base des dépenses réelles.
• Forfaits de frais : des montants fixes sont alloués mensuellement sans justificatifs. Les forfaits doivent être approuvés par l'autorité fiscale cantonale pour être reconnus comme non imposables.

Les remboursements de frais effectifs ne sont pas imposables s'ils correspondent à des dépenses réelles liées à l'activité professionnelle. Un forfait de représentation trop élevé par rapport à la fonction peut être requalifié partiellement en salaire imposable par les autorités fiscales.

Principales catégories de frais

Frais de déplacement : trajets entre domicile et lieu de travail (déductibles fiscalement, mais non remboursables par l'employeur en principe), déplacements professionnels chez des clients (remboursables par l'employeur). Pour les voitures de société, un forfait de 0,9 % par mois de la valeur d'achat est ajouté au revenu imposable (usage privé).

Frais de repas : un forfait fiscal de 15 CHF par repas (hors domicile pour raisons professionnelles) est admis. Certaines CCT prévoient des indemnités repas spécifiques.

Frais de télétravail : depuis 2023, les employeurs peuvent verser un forfait mensuel pour le home office. La déductibilité fiscale du bureau à domicile nécessite une pièce dédiée à l'usage exclusif professionnel, critère rarement rempli.

Déclaration fiscale du salarié

Dans la déclaration d'impôts, le salarié peut déduire les frais professionnels non remboursés par l'employeur. Le forfait standard admis par la plupart des cantons pour les déplacements domicile-travail correspond à 0,70 CHF par kilomètre (transports privés) ou au coût réel des transports publics. Les frais de repas pris hors domicile pour raisons professionnelles et les frais de perfectionnement professionnel sont également déductibles sur justificatif.